実践レポート

テレワーク・デイズレポート②実践編「1週間オフィスを完全封鎖!」

7/23~7/27、テレワーク・デイズ終了

7/23(月)~7/27(金)で開催されていたテレワーク・デイズが終了しました。

期間中はニュースで取り上げられたり、Twitterでテレワーク・デイズのハッシュタグが出来たりと、少しずつ社会に浸透してきたテレワーク。
もちろんパスロジは予告通り、「1週間のオフィスロックアウト(完全封鎖)」するテレワーク・デイズに挑戦しました!

その準備の様子は、下記の記事をご参照ください。

テレワーク・デイズ中、皆はどんな風に働いていたのか、
何かトラブルは起こらなかったのか、
そして果たしてオフィスロックアウトは無事に完遂できたのか!?

それでは、パスロジ流テレワーク・デイズレポート「実践編」スタートです!

パスロジ流テレワークルール

もう一度パスロジ流テレワーク・デイズのルールをおさらいしておきます!

土日も合わせると、7/21~7/29までの計9日間、誰もオフィスに入らないことになりますね!
ところで、なぜパスロジがオフィスロックアウトまでしてテレワーク・デイズに取り組むのか…その目的はこちら!

 

パスロジのテレワーク目的
1、パンデミックや災害時にテレワークで対応ができるか
2、離れた場所にいても会社と同様に業務が進行できるか

 

普段何気なく取り組んでいる作業でも、テレワーク環境下になったとたん、うまくいかなくなることがあります。(準備編の電話応対などがいい例ですね)
パスロジでは、災害やパンデミックで「会社に入れない」ことを想定し、本格的なテレワークを実践することで、現状の規則・仕組みで足りないものを把握し、テレワーク環境を整えていくことが狙いなのです!

今回のオフィスロックアウトでは、テレワーク期間中に、二つの社内取り組みが組み込まれました。

①全社員参加!テレワーク・トークミーティング

テレワークは個人単位で仕事をする時間が長いため、普段のようにちょっとした雑談や会話で生まれる交流ができず、どうしても社員同士のコミュニケーションが不足しがちです。
顔を合わせたときや隣の席で行われていた、簡単な報告や相談レベルのやり取りが失われてしまうのは、テレワーク実施の本意ではありません。

そこでパスロジでは、気軽なコミュニケーションを社内に浸透させるために、「ゲーマー向けボイス&テキストチャットアプリ・Discord」を使い、テレワーク期間中は毎日11時から30分間、全社員参加型の全体トークミーティングを実施しました。
といっても堅苦しいものではなく、トークテーマは「今日はどこでテレワークしているか」「テレワーク環境下でほしいもの」「面白かったアニメや映画」などなど。(最後は完全に社長の趣味です…)

一人ひとりが順番に発言し、ラストは全員が数分間マイクをオンにします。(コワーキングスペースにいて声が出せない人はテキストチャット参加)
先程のトーク内容について会話する人の声や、誰かのキーボード音が聞こえたりと、まるでオフィスにいる時のような感覚に。
普段開かれないミーティングなので最初は慣れるまで時間が掛かりましたが、ネットを通してでも全員が一つの場に集まることで、会話で脳をリフレッシュしつつ、皆で仕事をしているとの意識が生まれ、相談もしやすくなりました!

ちなみに、普段は喋ることのない別部署のメンバーの話も聞けて面白かったです。(バランスボールって何だろう…)

②日報・社員ブログで自分の1日の仕事を可視化

他の社員の目がないと、ついつい業務以外のことに気が散ってしまうこともありますよね。
だらだらと仕事をしないためにも、テレワーク期間中には1日ごとに日報を提出するか、社員ブログ「せぐな別館」に自分が本日どんな仕事をしたかアップすることが義務付けられました。

トークミーティングと同様に、最初は入力に手間取りましたが、時間ごとに自分が何をしたか整理することで、タイムマネジメントを意識し仕事にメリハリがついたと感じました。

パスロジ社員をテレワーク取材!

さて、準備編でも紹介しましたが、パスロジは4つのチームに分かれています。
実際にどんな場所でどのようにテレワークをしているのか、各チーム一人ずつ、テレワーク取材に行ってきました!

・営業のテレワークの様子を見る!
・マーケティングのテレワークの様子を見る!
・技術のテレワークの様子を見る!
・総務のテレワークの様子を見る!

各メンバーがそれぞれ好きな仕事をしているので、正直回るのが大変でした…(笑)
ツイッターで実況もしていたので、ぜひハッシュタグ「#パスロジテレワーク実況」で検索してみてくださいね!

営業のテレワーク

まずは営業メンバーYさんのテレワークの様子です。
1日のスケジュールはこちら!

勤務場所:サテライトオフィス草加松原で快適に作業!

・テレワーク場所:サテライトオフィス草加松原(画像は公式サイトより)

営業Yさんが利用したのはサテライトオフィス。
いつもと同じ8時半に出勤しましたが、会社と違って下り電車を利用するため、混雑もなく楽に通勤できたそうです。
室内は観葉植物が人の目線を遮る位置に配置され、丁度いい音量で音楽が流れているので、仕事に集中できそうな環境です!(完全な無音だと逆に微かな物音が気になったりしますよね…)
電源設備や印刷機、ミーティングスペースなど、業務に必要な基本設備は整っており(FAXは利用不可)、携帯の充電器の貸し出しや、貴重品を預けるロッカーもありました!

作業環境:ノートPCと薄型モニターでマルチディスプレイ

・利用機器:持出用のノートPC(テレワーク端末)、ASUSのモニター、スマートフォン(電話転送用)

ASUSのモニターは普段からマルチディスプレイとして利用しています。
資料作成や検索時に、二画面を同時に表示できるので作業効率が大幅にアップするとのこと!
テレワーク中はメール、Skype、Discordが主な連絡ツールになるため、通知が来るたびに画面を切り替える手間も省けます。

リモートデスクトップ接続にはサテライトオフィス提供のWi-Fi(暗号化済み)を利用しましたが、接続速度も問題がなく、快適に作業が出来ました!

課題点:営業ならではの悩み…電話応対が難しい!?

問題なくテレワークが出来ている…と思いきや、取材中、頻繁に席を立っていた営業Yさん。
どうやらお客様や代理店から問い合わせの電話が掛かってくるようです。

サテライトオフィスは自席でも電話が出来ますが、会話内容が社外秘やお客様の情報に関わるものだった場合、他人に聞かれないようにしなければなりません。
会話するうちに秘匿情報に触れる可能性もあるため、電話が転送されるたびに、外や電話ブースに行くのは大変だったそうです。

テレワーク中、情報漏洩対策としてWi-Fiのセキュリティやショルダーハッキングは想定していましたが、電話による音声の情報漏洩については盲点でした。
お客様からの直接の問い合わせが多い、営業ならではの悩みですね。

オフィスはそれ自体がセキュリティの箱なのだと、今回の件で改めて感じました。

マーケティングのテレワーク

次はマーケティングメンバーMさんのテレワークを見てみましょう!

この日は利用施設の営業時間の関係で、短めの勤務となりました。(パスロジはフレックスタイム制を導入しており、コアタイムは10時~15時なので就業規則は守っています)

勤務場所:カフェのようなコワーキングスペース「co-ba CHOFU

・テレワーク場所:co-ba CHOFU(コーバ・調布)(画像は公式サイトより)

マーケティングMさん利用したのは、調布駅から徒歩6分ほどにあるコワーキング・シェアオフィスです!

室内は木材を基調とした大きなデスクが中央に二つあり、その周りに個人デスクとミーティングスペースが配置されています。
デザイン性が高い内装と適度なオープンさで、まるでカフェにいるような居心地の良さ!
冷蔵庫や流し台は自己責任で自由に利用OKなので、飲み物を冷やしておくこともできるのが嬉しいです。
スタッフさんも受付で、利用案内や支払いなどテキパキ対応してくださいました。

また、こちらでは会員限定で自分の著作物や名刺を飾ることができます。
仕事環境だけでなく、ユーザー同士で情報交換や新しい仕事を創造できる出会いの場所を提供したいそうです。

他の利用者の方は写真NGなので残念ながら撮れませんでしたが、この日も半分くらいの席は埋まってましたよ!

作業環境:トークOKな環境でライターさんと打ち合わせ

・利用機器:個人ノートPC(BYOD)、スマートフォン(パスワード管理アプリ)

co-ba CHOFUでは自席でユーザー同士の会話がOKなため、せぐなべで「架空世界 認証セキュリティセミナー」等を手掛けているライター、朽木海さんとの打ち合わせをしました。

普段オフィスで話すより声は抑えめになりますが、打ち合わせは十分に可能です。
写真だけ見ると完全にネットのオフ会ですね…(笑)二人ともオフィスにいるより楽しそう!

ライターの朽木さんにも、コワーキングスペースでの打ち合わせがどうだったか聞いてみました。

コワーキングスペースで打ち合わせをしてみて/朽木海さん(ライター)
初めてコワーキングスペースを利用しましたが、リラックスして話せますし、何より家の近くなので交通がとても楽でした(笑)。
パスロジのオフィスまで片道1時間は掛かるので、ほかの打ち合わせや用事と組み合わせることが多く、スケジュール調整に気を遣うこともあります。また、打ち合わせ時は私が会社を訪問することが多いのですが、入館時にセキュリティチェックをする会社もあるのでその手間も省けました。
貸し会議室や喫茶店を利用すると費用が高くつくので、打ち合わせスペースやオフィスを持っていない自営業の人にとって、こういったコワーキングスペースはかなり良いと思いました。

 

今後も積極的に使っていきたいとのことで、さっそくスタッフさんに利用規定を確認されていました。
テレワーク=自分の働き方を変えるとばかり思っていましたが、社外の人の負担軽減にもつながるとは嬉しい連鎖です!

近日、せぐなべで朽木さんの新連載が始まるので、そちらも楽しみにしていてください!

課題点:テレワーク端末の盗難防止

マウスやイヤホンのコードがだいぶ荒ぶっていますが、マーケティングMさんの個人PC(BYOD)です。

様々な場所にあるコワーキングスペースは、居心地がよく自由度が高い作業場所として利用できますが、不特定多数の人が利用するため、セキュリティ面では注意が必要です!
例えばトイレやお昼ご飯など、ちょっとした離席時にも端末を持っていくのか、PCにロックを掛けるだけにするのか悩むところ。

この点はコワーキングスペースやカフェでテレワークをしていた他の社員からも意見が出ました。
悩んだ末に、トイレに行くだけなのにPCを持っていった…なんて人もいたそうです。
こうしたテレワーク中の行動については、個人の判断に任せず、社内規定等で社員の意識合わせをする必要があると感じました!

ちなみに、光学マウスを使用していたため木目調のデスクでは動いてくれず、フリーマガジンをマウスパッド代わりにさせていただいたそうです。
PC周辺機器は忘れることも多いので、各コワーキングスペースで貸し出しサービスがあると嬉しいですね。

技術のテレワーク

次は技術チーム、Hさんのテレワークを覗いてみましょう。

色々と場所を変えてみたり、PC端末の充電も兼ねてカフェを訪れたりと、適度に休憩を挟みつつ、フレキシブルに仕事をされたそうです。

勤務場所:自然と隣り合わせ…まさかの河川敷!

・テレワーク場所:市川河川敷

技術メンバーHさんがテレワーク場所に選んだのは、な、なんと千葉県市川市にある河川敷(江戸川沿いの堤防)です!

ちょうど市川在住の友人に用事があり、それならばと河川敷テレワークを思いついたそうです。
さすが技術メンバー、発想がダイナミックすぎます…。
外でのテレワークになりますが、河川敷はとても広く人通りもほぼなかったため、今回はショルダーハッキングを心配する必要はありませんでした。

ちなみに市川の河川敷は、毎年8月の頭に江戸川花火大会が開催されることでも有名ですね。

作業環境:景色は快適、日差しと風の音には注意

・利用機器:ノートPC、個人所有のWi-Fi、水分(重要)

ちょうど11時から、全体トークミーティングの時間だったので、個人所有のWi-Fiに接続し参加されていました。
自分がしゃべる時のみ若干マイクの遅延はありましたが、河川敷でも問題なくミーティングに参加できました!
ただ、日差しが眩しすぎてPCの画面がとても見えづらいのが難点…。
画面の明るさを最大限にしましたが、夏の日差しには勝てませんでした。(後で日陰に移動したそうです)

また、通信先の社員たちから意外と風の音が入ると言われたので、屋外でのテレワークでは、自分が喋らないときはマイクミュートにしておくと良さそうです。

課題点:気温に左右される、バッテリー充電の減りが速い

景色が良く開放感に溢れている屋外でのテレワークですが、最大の問題は気温です!
今年の夏は連日猛暑なので、立っているだけで汗が噴き出るほど…この日も日中気温は34度越え!(Hさんも1.5リットル以上水を飲んだそうです)
屋外テレワークができることは証明されましたが、最大の難所は天気や気温に左右されることですね。
真夏や真冬は避けて、春や秋であれば仕事も捗りそうです。

また、黒いPCは持っているのが辛いほど温度が上がったので、屋外でPCを頻繁に使う方は、ノートPCの色は白やゴールドの方が良いと感じました。

ちなみに、暑さでいつもよりPCに負荷が掛かるのか、電池の充電が恐ろしいほど早く、2度ほど端末の充電のためにカフェを利用しました。
今回は使用していませんが、モバイルバッテリーとACアダプターを組み合わせて、外でPCの充電もできるとのこと。
テレワークの可能性がさらに広がりますね…!

総務のテレワーク

総務チームは2人揃ってサテライトオフィス勤務をしているそうなので、さっそく訪問!

勤務場所:駅直結、オープンスペースあり!サテライトオフィスふじみ野ナーレ

・テレワーク場所:サテライトオフィスふじみ野ナーレ(画像は公式サイトより)

総務メンバーはプリンターや通信環境などオフィス環境が整っていること、メンバー同士の家の中間地点という観点から、こちらのサテライトオフィスを選択しました。

ふじみ野駅直結のため道に迷うこともありませんし、炎天下や雨天時にも楽に利用できます。
個人スペースとオープンスペースを兼ね備えた環境充実のワークスペースが魅力だそうです。

他に営業Yさんが使用していた草加松原や、横浜にも施設を展開しています。

作業環境:テレワーク端末とiPadでデュアルディスプレイ

・利用機器:ノートPC、iPad、ヘッドセットマイク

こちらは個人スペースの様子。
ノートPCでリモートデスクトップ、iPadは検索や必要な情報を表示させるモニターとして使用しました。(iPadは会社所有端末)

また、週に1回ある総務ミーティング(社長と総務メンバーが出席)では、オープンスペースを利用し、ヘッドセットマイクで通話しながら行いました!

オペレーターみたいですね。
ちなみにweb会議ツールは、全体トークミーティングと同様にDiscordを使用しています。
事前にミーティング内容をチャット機能にて共有し、画面を見ながら社長に対応事項を確認していました!

課題点…社外のサービス担当者に負担がかかる

テレワーク期間中には幸い急を要することはありませんでしたが、やはり総務の仕事はオフィスとの結びつきが強いため、長期間の実施には課題を感じたそう。

また、普段オフィスにいれば自分たちで簡単に対応できる業務も、外部の業者に依頼をする必要があり、その対応にも手間が発生しました。

【外部サービス担当者とのやり取り】
・郵便局の書留が届いたが受取人がおらず、オフィス入り口の張り紙を見た配達担当者に電話を掛けてもらう手間が発生
・オフィスの空調の件でビルの管理サービス担当者とのやりとりが何度も発生
・郵便物の受け取りを代理人に依頼したため、受け取り担当者の負担が増加
・オフィスのセキュリティのセット状況の確認作業が社内で何度も発生

今回は5日間限定のテレワークだったため何とか対応できましたが、今後長期的にテレワークをするならば、さらに念入りな準備や規定の整理が必要と感じたようです。

「せぐな別館」でパスロジ社員のテレワーク公開中!

パスロジ社員ブログ「せぐな別館」では、各社員が自分がどのようにテレワークをしたのか、ブログ形式で公開中です!

自宅でテレワークした人やBarでテレワークをした人もいれば、なんと旅行をしながら北は北海道、南は福岡でテレワークをした人も!
この他にもたくさんの記事が上がっていますので、ぜひご覧ください!

7/30、パスロジオフィス解放

7/30(月)AM8:00、オフィスロックアウトからちょうど10日目。
いよいよパスロジオフィスの扉を開くときがやってきました…!

中は蒸し風呂になっているんじゃないか、暑さのあまりサーバーが壊れているんじゃないか、もしかして誰か見知らぬ人が入り込んでいるんじゃないか…とおっかなびっくり妄想しつつ、オフィスがあるビルの5階へ。

深呼吸をして…

いざ!オープン!

…あれ?思ったより涼しい…!

ものすごい熱気を覚悟していましたが、温度計を確認したら室温は30度くらいでした。

会議室、冷房設備、サーバー周辺と、色々見て回りましたが、10日ぶりのオフィスは…

異常なし!変わりありません!

オフィスロックアウト、成功です!!

写真を撮っているうちに、続々と出社するパスロジ社員たち。
皆ちょっと懐かしそうに自分のデスクに腰を下ろしていましたよ!

こうしてパスロジ初の試み、「オフィスを完全封鎖!1週間ロックアウト」は無事に終了となりました。
最初にこの話が持ち上がったときはどうなることかと思いましたが、大きなトラブルもなくテレワークが実践できて良かったです。

今回のテレワーク・デイズについて、社員にアンケートをとり、意見・感想をもらいました。
その結果は次の記事「パスロジ流テレワーク・デイズレポート【結果編】」でお伝えしています!
こちらもぜひご覧ください!

※記事中に記載されている、会社名、製品名、ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。

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